Każdego dnia podczas pracy w szpitalu, gabinecie lekarskim, laboratorium dochodzi do sytuacji, które mogą spowodować błędy i generować koszty. Czasami są to niezbędne czynności związane z realizacją usługi medycznej, czasami są to czynności, których można by uniknąć. Mogą one być związane z pomyłkami i błędami, które nie wykryte na wczesnym etapie powstania mogą przynieść ogromne straty dla funkcjonującej organizacji. Nie tylko straty finansowe, lecz również wizerunkowe. Analizując koszty funkcjonowania placówek medycznych można je rozdzielić na koszty stałe i zmienne.
Koszty stałe zazwyczaj pozostają na porównywalnym poziomie, natomiast koszty zmienne zależą nie tylko od liczby pacjentów, którzy każdego roku korzystają z usług szpitala, lecz również od ilości i złożoności procesów, czyli usług, jakie oferuje jednostka medyczna.
Każdy oddział szpitalny, przychodnia, laboratorium składa się z procesów głównych i pomocniczych. Każdy proces składa się z czynności, w których występują potencjalne ryzyka.
Każde ryzyko to potencjalny koszt dla przedsiębiorstwa i dodatkowa praca.
Analiza ryzyka FMEA to dziś nie tylko dodatkowy sposób na rozwiązywanie problemów, lecz również sposób spełnienia nowych wymagań normy Systemu Zarządzania Jakością według ISO 9001:2015 oraz część zarządzania zgodnie z lean healthcare. Zarządzanie ryzykiem to zbiór działań, które mają na celu kontrolować ryzyko.
Ryzykiem klinicznym nazwiemy taką kombinację prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia i jego konsekwencji, która będzie miała negatywny wpływ na wynik leczenia pacjenta. Jest wiele metod zarządzania ryzykiem i to jaką wybierzemy zależy nie tylko od decyzji najwyższego kierownictwa, lecz od:
Analiza FMEA różni się tym od innych, że jest bardzo szczegółowa i pracochłonna. To od zespołu zależy jak proces zostanie przeanalizowany i czy wszystkie informacje zostaną wzięte pod uwagę. Analiza powinna być obiektywna i prawdziwa. W analizie określane są 3 czynniki, na podstawie których wyliczany jest iloczyn, który świadczy o poziomie ryzyka. Są to:
Skala oceny wynosi od 1 do 10, przy czym 1 oznacza najmniejsze negatywne oddziaływanie natomiast 10 oznacza najwyższe negatywne oddziaływanie. Skala jest uniwersalna i jest wykorzystywana na całym świecie, przez różne branże.
Dopiero po zebraniu informacji na temat procesu, znajomości sekwencji poszczególnych czynności i miejsc krytycznych w procesie, które są szczególnie ważne i wpływają na wynik procesu można podjąć się analizy potencjalnych ryzyk. Potencjalne przyczyny powstania błędów, można zebrać wykorzystując takie narzędzia jak:
To wynik RPN wskazuje, dla których ryzyk powinny zostać podjęte działania doskonalące-zapobiegawcze, a które mogą być zaakceptowane bez podejmowania większych działań. Uniwersalna skala mówi o tym, że dla ryzyk powyżej 100 pkt zawsze powinny zostać podjęte działania. Takie ryzyko określane jest jako krytyczne i prawdopodobnie jest zagrożeniem dla uczestników procesu, wskazanych błędów można się spodziewać w najbliższym czasie. Ryzyko w zakresie 60-100 jest wysokie i podjęcie działań zależy od organizacji i decyzji nie tylko zespołu, lecz również kierownictwa. Możliwe jest wdrożenie działań, lecz nie obowiązkowe. Dla ryzyk poniżej 60 pkt nie trzeba podejmować działań, gdyż zazwyczaj jest to akceptowalny poziom ryzyka. Więcej o zarządzaniu ryzykiem znajdziecie w kolejnym artykule.
Wynik wskazuje, dla których czynności powinny zostać podjęte działania. Należy pamiętać, że nie można zmniejszyć znaczenia błędu dla pacjenta, możemy wdrożyć działania obniżające poziom wystąpienia błędu lub jego wykrycie. Wszystko zależy od możliwości organizacji, naszych zasobów, dojrzałości procesu oraz zaangażowania współpracowników.
W jaki sposób utrzymać wdrożone zmiany i obniżać poziom potencjalnych ryzyk?
Pomoże nam w tym PLAN DZIAŁAŃ- PCP- PROCESS CONTROL PLAN, który jest tworzony na podstawie analizy FMEA. Plan pozwala na ciągłe kontrolowanie procesu i wykonywanie ewentualnych działań pokontrolnych. Pamiętajmy, że każda zmiana w procesie niesie ze sobą nowe, potencjalne ryzyka, które mogą zmienić plan działań. Za każdy razem, gdy zmieni się kolejność działań w procesie, dojdzie nowy sprzęt medyczny, zmienimy miejsce realizacji świadczeń zdrowotnych powinniśmy przejrzeć analizę FMEA i ją zaktualizować.
Należy pamiętać, że nie mając wielu szczegółowych danych na temat ryzyka nie można ocenić lecz tylko oszacować jego poziom. Szacowanie wiążę się z opinią zespołu multidyscyplinarnego, który na podstawie własnych doświadczeń jest w stanie określić potencjalne ryzyko.
Doświadczenie praktyczne mówi, że dobrze wykonana analiza FMEA pozwala na realizację procesów bez żadnych błędów czy pomyłek. Tak pozytywny wynik jest osiągnięty dzięki konsekwencji działania oraz przestrzeganiu procedur. System tworzą wszyscy, zarówno pracownicy jak i klienci. Jeżeli chcesz poddać analizie procesy w swojej organizacji skontaktuj się z nami!
Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z dużą odpowiedzialnością i obowiązkami. Zarówno znajomość wymagań prawnych i oczekiwań zainteresowanych stron, a przede wszystkim klientów ma ogromne znaczenie w powodzeniu przedsięwzięcia. Rodzaj branży, w której działa przedsiębiorstwo oraz zarządzanie finansami są czynnikami, które wpływają na poziom wydatków i zyski organizacji. Celem każdego zarządzającego finansami przedsiębiorstwa jest zdobycie i wykorzystanie odpowiedniej wielkości funduszy by zwiększyć wartość firmy. Miarą efektywności oraz sprawności biznesu jest rentowność. Rentowność określana jako wyższy poziom przychodów nad wydatkami. W celu zdobycia przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwo powinno osiągać lepsze wyniki ekonomiczne, wybierając odpowiednie metody zarządzania kosztami.
Jedną z omawianych metod będzie metoda ABC- Activity Based Costing. Rachunek kosztów działań ABC pozwala na dokładne ustalenie kosztów pośrednich, które przypadają na oferowaną usługę i produkt. Według tej metody koszty pośrednie są rozliczane na produkty. Ze względu na dużą ilość procesów, jakie występują w przedsiębiorstwie prowadzą one do powstania produktu na wyjściu procesu. Etapy koncepcji ABC opierają się na czterech podstawowych krokach:
Założenia na jakich opiera się metoda ABC dotyczą:
W omawianym przypadku zostaną przedstawione dwie metody zarządzania kosztami dla placówki medycznej. Każdy szpital, przychodnia, gabinet lekarski to podmioty, które świadczą usługi medyczne. Głównym celem działalności jest świadczenie usług medycznych.
W zależności od profilu działalności głównym procesem może być proces kliniczny, np. podstawowa opieka zdrowotna, ambulatoryjna opieka specjalistyczna. Na realizację świadczeń zdrowotnych składają się w zależności od oczekiwań i potrzeb klienta takie podprocesy jak:
Część procesów zależy nie tylko od profilu działalności placówki medycznej (czy jest to publiczny, wielospecjalistyczny szpital, prywatne centrum medyczne, przychodnia, laboratorium, inna prywatna jednostka świadcząca np. usługi rezonansu magnetycznego), również od wielkości i struktury (np. liczba oddziałów szpitala, złożoność procesów i procedur hospitalizacji pacjenta, rodzaju zarządzania- silosowe czy horyzontalne, świadomości procesowej i posiadania systemów zarządzania jakością).
Innym czynnikiem wpływającym za zakres realizowanych usług ma wpływ podejścia najwyższego kierownictwa do znajomości metody lean healthcare oraz świadomości występowania problemów i poziomu dojrzałości procesów. Im wyższy stopień dojrzałości, tym więcej kryteriów i informacji, na podstawie których można procesem sterować i go zaplanować. Realizacja projektów lean healthcare może dotyczyć:
Odnosząc się do procesów występujących w placówce medycznej, mogą one generować koszty ze względu na:
Opierając się na koncepcji ABC, w bardzo prosty sposób można zidentyfikować działania (activities), które występują w organizacji. Dla przykładu można przeanalizować proces leczenia pacjenta. W tabeli nr 1 przedstawiono ścieżkę pacjenta od rejestracji do wypisania z oddziału szpitalnego.
Tabela nr 1, Zidentyfikowane działania, źródło: opracowanie własne
Po identyfikacji działań, możliwe jest określenie jednostki pomiaru wolumenu każdego działania- mierników. Propozycje przedstawiono w tabeli nr 2.
Tabela nr 2, Zidentyfikowane mierniki działań, źródło: opracowanie własne
Kolejnym krokiem jest określenie kosztów działań. Są one ustalane indywidualnie. Pod uwagę brane są również takie zmienne jak:
Poniżej przedstawiono szacowane koszty poszczególnych działań dla procesu świadczenia usługi medycznej. Składają się na to zarówno koszty zmienne jak i stałe. Koszty stałe to:
Koszty zmienne dotyczą tych działań, które mogą być wykonywane wielokrotnie, jak np.
Każdy pacjent jest niepowtarzalny, dlatego świadczenie medyczne jest dostosowane do rodzaju procesu (np. wykonanie operacji na bloku operacyjnym), liczby uczestników (lekarze, pielęgniarki, instrumentariuszka, salowa), czas trwania procesu (wykonanie zabiegu nieinwazyjnego- 3h, wykonanie zabiegu inwazyjnego-7h).
Tabela nr 3, Dane do rozliczenia kosztów działań, źródło: opracowanie własne
Ostatnią czynnością jest rozliczenie kosztów działań na poszczególne usługi/ zabiegi. Dzięki podejściu procesowemu możliwa jest optymalizacja czynności w nim występujących, co może wpłynąć na koszty realizacji procesu.
Metoda ABC pozwala dostosować usługę, która oferowana jest przez podmioty medyczne pacjentom, w szczególnym rozdziale na działania. Dzięki posiadaniu informacji o kosztach działań szpital czy inny podmiot medyczny ma możliwość rzeczywistej wyceny usługi i oferowania elastycznej oferty klientom.
Kolejną metodą, która pozwoli efektywnie zarządzać dostępnymi zasobami, przede wszystkim ludzkimi oraz czasem jest metoda Time Driven ABC. Chcąc zastosować tą innowacyjną metodę należy bardzo dobrze poznać procesy główne i pomocnicze oraz ich strukturę. Każda czynność powiązana jest ściśle z pracą określonej osoby. Ze względu na złożoność procesów występujących w szpitalu, ich ilość i wzajemne powiązania czas pracownika przeznaczony na czynności przedstawione w tabeli nr 1 jest różny. Na początku usługi medycznej czas może być szacowany.
W celu analizy procesów biznesowych należy szczegółowo udokumentować procesy usługowe oraz określić zestaw umiejętności niezbędnych do ich realizacji. Narzędziem, które pomoże w poznaniu procesów jest VSM- value stream mapping, mapowanie strumienia wartości wskazujące na czynności dodające wartości w procesie i wąskie gardła. Jest to szczegółowa analiza działań, ich sekwencji oraz czasu wykonania poszczególnych czynności. Poniżej przedstawiono mapę strumienia wartości dla procesu operacji w oddziale ortopedii. Posiadanie przez szpital takiej mapy, pozwala nie tylko wycenić każdą czynność, lecz również ocenić czas trwania aktywności. Mapa wskazuje miejsca nieefektywne (zarówno pod względem marnotrawstwa czasu jak i środków finansowych). W celu osiągnięcia niższych kosztów wykonania usługi, należałoby wyeliminować te czynności (zaznaczone na pomarańczowo), które generują zbędne koszty.
Diagram nr 1, Mapa procesu medycznego, źródło: opracowanie własne
Na podstawie szczegółowej znajomości procesów usługowych można określić ramy czasowe niezbędne na realizację działań, a następnie koszty ich realizacji.
Opierając się o informacje zawarte na diagramie nr 1 można:
Metoda TD ABC jest szansą dla każdej jednostki medycznej, dzięki możliwości zarządzaniu kosztami zmiennymi. Na podstawie dostosowania czasu pracy personelu medycznego do potrzeb klienta/pacjenta, firma może osiągnąć zyski proporcjonalne do wykorzystanych zasobów (czasu pracy zespołu medycznego, użytych materiałów-leków, materiałów jednorazowych). Jest to metoda na zarządzanie ryzykiem biznesowym, np. potencjalne ryzyko- brak możliwości wykonania zabiegu laparoskopii ze względu na deficyt materiałów jednorazowych i leków.
Rodzaj działalności każdej placówki medycznej pozwala na zarządzanie kosztami poprzez metody ABC oraz time driven ABC, które są szansą na doskonalenie działalności przedsiębiorstwa i zwiększenie efektywności finansowej. Wybór ten zwiększa możliwości uzyskania przewagi konkurencyjnej. Szczegółowe opracowanie kosztów realizacji procesów głównych, w tym niezbędnego czasu do realizacji pozwoli na zabezpieczenie usług i ich ciągłość, bez ryzyka, że firma posiada niewykwalifikowanych specjalistów, zbyt małą liczbę personelu czy brak narzędzi do wykonania zabiegu.
Książki
Źródła internetowe