Zarządzanie wizualne to bardzo przydatne narzędzie w celu uporządkowania przestrzeni, wykorzystując znaki wizualne. Pozwala na sprawny przebieg procesu i sygnalizowanie o pewnych etapach w procesie, odchyleniach w procesie, błędach, w celu szybkiej reakcji. Przykładem stosowania mogą być zarówno znaki poziome informujące o miejscu przeznaczenia danego urządzenia lub granice (taśma) wyznaczenia miejsc odkładczych. VM to również stosowanie flowchartów, które jasno przedstawiają proces, potrzebne zasoby, efekty, osoby odpowiedzialne za jego realizację na każdym etapie.
By dowiedzieć się więcej o VM przeczytaj case study wydane przez Amerykańskie Stowarzyszenie do spraw Jakości (ASQ).
Wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej – przygotowanie.
Wymagania związane z wdrożeniem elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) od kilku lat są w Polskich szpitalach wyzwaniem. Okazuje się, że pomiędzy oferowanym podczas reklamy oprogramowania tabletem i jego użytkowaniem a punktem, w którym jest poszukujący oprogramowania jest przepaść. Dla zobrazowania: kiedy widzisz lekarza wykorzystującego tablet do wprowadzania danych EDM podczas prezentacji oferowanego oprogramowania to jesteś w takim punkcie jak młodzieniec planujący na początku swojej drogi zawodowej kupić dziką wyspę na oceanie i zabudować ją pięknymi hotelami. Ale bez marzeń nie ma postępu, zatem jak podejść do zakupu i wdrożenia EDM w swojej placówce ? Profesjonalnie, projektowo.
Dla skutecznego wdrożenia i dopracowania dokumentacji medycznej dobrym rozwiązaniem będzie stworzenie zespołu projektowego. W takim zespole powinny znaleźć się osoby, które na co dzień tworzą i przetwarzają dokumentację medyczną oraz korzystają z danych zgromadzonych w niej. Zatem powinni się tutaj znaleźć: pielęgniarka, lekarz, sekretarka medyczna ( na kolejnych etapach – przedstawiciele specjalistycznych komórek),
a także przedstawiciel IT, specjalista systemów jakości, osoba z zarządu, kierownik działu technicznego. Kierownikiem zespołu projektowego powinna zostać osoba, która najlepiej zna zagadnienia każdego działu i może przeznaczyć dużo czasu pracy na to zadanie. Ta osoba będzie koordynowała realizację projektu, raportowała stan realizacji, potrzeby oraz problemy do zarządu oraz współpracowała bezpośrednio z zespołem dostawcy oprogramowania.
Zespół projektowy tworzy plan realizacji, w którym istotnymi elementami są tzw. kroki milowe (etapy zakończone konkretnym wynikiem). Ważne jest określenie czasu trwania każdego etapu oraz osób, które na danym etapie będą niezbędne do jego realizacji. To ważne, ponieważ w planowanym terminie wyznaczeni pracownicy powinni mieć czas na wykonanie zadań wynikających z projektu. W przeciwnym razie całość będzie się przesuwała
w czasie a to spowoduje kolejne spiętrzenia w realizacji ( także dla innych osób wykonujących zadania w dalszej kolejności).
Proponowany plan projektu.
Spotkanie otwierające zespołu zwane kick of-meeting: zapoznanie, przedstawienie projektu, celu i planu oraz osób uczestniczących w realizacji. Cel i czas trwania to istotna informacja.
I Etap
Rozpoznanie dokumentacji użytkowanej obecnie i przygotowanie ujednoliconej, wystandaryzowanej dokumentacji docelowej.
Prawdopodobne jest, że w szpitalu znajdziemy dokumenty o podobnym przeznaczeniu, nazwane identycznie jednak wyglądające inaczej, zawierające różne informacje ( mniej lub bardziej rozbudowane). Niekiedy spowodowane jest to niedokładnym nadzorem w zakresie standaryzacji a niekiedy wymaganiami specyfiki komórki, np.: historia choroby ginekologiczno – położnicza czy noworodkowa/pediatryczna. Jeżeli taka dokumentacja istnieje lepiej wyjaśnić na początku jaki jest powód i kto wykorzystuje dodatkowe dane (czy rzeczywiście są konieczne ?). Standaryzując wzory dokumentacji celem wdrożenia jej w postaci elektronicznej należy wziąć pod uwagę aspekty prawne oraz formalne: ustawy, rozporządzenia a także warunki umów z NFZ lub innymi stałymi płatnikami, wymagania controllingu wewnętrznego czy systemów jakości. To jest też dobry czas, by zastanowić się co jest zbędne, co można zintegrować; celem powinna być jak najmniejsza ilość dokumentów zawierająca niezbędne dane. To będzie miało znaczący wpływ na efektywność wykorzystania personelu i ilość czasu spędzonego przy wprowadzaniu danych. To znacznie ułatwi przygotowanie wersji końcowej zestawu oraz rozmowy z informatykami dostawcy oprogramowania.
Zakończenie pierwszego etapu powinno zawierać :
II Etap
Kolejnym etapem powinno być zebranie danych dotyczących zasobów struktury informatycznej. Jest to inwentaryzacja sprzętu komputerowego, drukarek, skanerów, faksów, oprogramowania, telefonii, infrastruktury teletechnicznej, rodzaju okablowania do przesyłu informacji, obecnych umów licencyjnych i abonenckich, zabezpieczeń dostępowych oraz oprogramowania antywirusowego.
Dla tworzenia dokumentacji medycznej istotna jest również szybkość pracy na danym urządzeniu ( dostęp do diagnostyki obrazowej, itp.).
– analiza stanowisk pracy,
– opis stanowiska pracy będący podstawą stworzenia dokumentu: zakres praw i obowiązków ( nazwa stanowiska, bezpośredni przełożony, podległość służbowa, cel stanowiska, podstawowe obowiązki pracownika, szczegółowe obowiązki pracownika, udział w komisjach i zespołach, umiejętności pracownika, uprawnienia pracownika do…, Odpowiedzialność za… , wymagane kompetencje na stanowisku, system pracy dla stanowiska) . Na tej podstawie wiemy kto ma wgląd, kto tworzy i przetwarza oraz kto udostępnia dokumentację z jej podziałem na medyczną, zarządczą i kadrową. Wykorzystując te dane można przygotować elektroniczne karty dostępu ( które są jednocześnie wizytówkami i wgrać na nich wszystkie uprawnienia (drzwi, drukarki, komputery, terminale, aplikacje
i uprawnienia do działania). Taki system pozwala zarządzać elektronicznie uprawnieniami: szybko je nadawać, szybko zamykać lub zmieniać w konkretnych zakresach.
Tworząc sieć wewnętrzną należy również pamiętać o potrzebie stworzenia dostępu do internetu dla pacjentów, należy jednak oddzielić go całkowicie od części umożliwiającej dostęp do danych chronionych ( sieci wewnętrznej) . Kolejny aspekt to możliwość korzystania pracowników ze stron internetowych – powinno być odpowiednio zabezpieczone jednocześnie pracownicy powinni mieć możliwość wglądu do aktualnych baz danych (standardy, zalecenia, itp.)
Zakończenie II etapu powinno zawierać:
III Etap
Przygotowanie na podstawie pozyskanych danych zapytania ofertowego lub oferty przetargowej.
Zakończenie III etapu to ustalenie dla zamówienia. Pełna specyfikacja oferty .
W umowie ważne jest nie tylko sprzęt, oprogramowanie ale tez wsparcie techniczne podczas wdrażania. Proces instalacji i wdrażania EDM po wyborze oferty to kolejne zadanie, które będzie wymagało trochę innego składu zespołu i określenia kolejnych etapów w czasie.
autor: Anna Złotowska