Jest to system zarządzania gospodarką magazynową i sterowania produkcją. Celem jest optymalizacja przepływu materiałów, półsurowców, surowców w procesie. W prostym ujęciu jest to takie zarządzanie materiałami, by dostarczyć je w odpowiednim czasie i ilości, spowodowane złożeniem zamówienia w postaci karty KANBAN-sygnał. W branży produkcyjnej jest to popularne narzędzie do zarządzania przepływem zasobów. Powoduje to minimalizację powierzchni magazynowej, ponieważ potrzebne materiały przychodzą dokładnie na czas, zgodnie z zamówieniem. Kanban wykorzystuje system ssący, co oznacza, że zapotrzebowanie na materiał jest zgłaszane w rzeczywistym momencie zapotrzebowania, w określonej ilości.
W sferze usług taki system zarządzania jest nowością. Jego działanie nie zawsze jest analogiczne jak w branży produkcyjnej, lecz dostosowane do specyfiki branży. Wykorzystywane jest to w magazynach szpitalnych, które muszą być zaopatrzone w odpowiednie materiały opatrunkowe, jednorazowe, sprzęt medyczny i leki. Nie można pozwolić sobie na brak odpowiednich zapasów, ponieważ powoduje to wzrost ryzyka przerwania ciągłości usługi medycznej. Czego skutkiem może być śmierć pacjenta lub powikłania choroby. W branży medycznej działają systemy kanban w magazynach materiałów jednorazowych i leków.
W rozdzielonym i uporządkowanym magazynie, każdy materiał ma przypisane swoje miejsce, tzw. adres. Nazwy materiałów są opisane na ścianie, półkach, pojemnikach. Ilości materiałów są oszacowane na podstawie bieżących potrzeb. Ważnym elementem jest określenie minimalnego zapasu materiału, który wystarczy na realizację procesu w czasie, w jakim następuje kolejna dostawca, np.:
Z uwagi na specyfikę usługi medycznej, która jest niepewna, a proces nie zawsze jednolity, bezpieczny zapas może się zmienić. Ten minimalny zapas można zwizualizować na kilka sposobów. Może to być czerwona linia na ścianie, na półce, może to być pojemnik. Dla każdego materiału przyporządkowana jest karta KANBAN. Po zauważeniu minimalnego poziomu zapasów, należy pobrać kartę kanban i złożyć zamówienie.
Zalet jest wiele, ale najważniejsza z nich to zapewnienie ciągłości procesu medycznego, ponieważ zawsze w magazynie znajduje się minimalny poziom zapasów-zapas bezpieczeństwa. To zwiększa bezpieczeństwo procesu, pewność personelu i zmniejsza ryzyko.
To metoda zapobiegania błędom. Twórcą był japoński inżynier Shigeo Shingo. Rozwiązania zawarte w tej metodzie zabezpieczają przed pomyłką. W codziennym życiu takich rozwiązań jest wiele, np.: podczas jazdy samochodem, odgrzewania jedzenia w kuchence mikrofalowej lub podłączania ładowarki do gniazdka elektrycznego.
Szpitale, w których każdy proces kliniczny jest obciążony pewnym ryzykiem popełnienia błędu, poszukują rozwiązań nowoczesnych i skutecznych. Poka-yoke w procesach klinicznych jest bardzo użyteczną metodą, która może zapobiegać powstawaniu pomyłek, błędów medycznych czy zdarzeń niepożądanych. Pacjent korzystający z usług medycznych oczekuje by proces przebiegał sprawnie, możliwie szybko i bez komplikacji. Wysoki poziom bezpieczeństwa nie zależy tylko od wykwalifikowanego i doświadczonego personelu medycznego lecz również od niezbędnej infrastruktury, która zaprojektowana w sposób zapobiegania błędom zwiększa wymagany poziom bezpieczeństwa.
Częste powtarzanie tych samych, podobnych czynności usypia czujność pracownika. Rutyna może być potencjalną przyczyną błędu, dlatego ważne jest umiejętne zaprojektowanie sprzętu, by personel mógł wykorzystać czas na pracę z wartością dodaną przy pacjencie, niż zastanawiać się jak podłączyć urządzenie. Skuteczne rozwiązanie poka-yoke nie powinno doprowadzić do wykonania nieprawidłowej czynności. Rozwiązania poka-yoke dzielą się na dwa rodzaje:
Sprzęt medyczny, urządzenia i procesy kliniczne z zastosowaniem poka-yoke zabezpieczają przed:
Zarządzanie wizualne to jedno z wielu narzędzi lean management mające zastosowanie w wielu branżach i dziedzinach życia.
Opiera się na prostych i czytelnych znakach np. graficznych na terenie szpitala, w celu uporządkowania przestrzeni, monitorowania pracy, maszyn i wykorzystywanych narzędzi. Umożliwia wykrycie odchyleń. Efektem jest lepsza ocena stanu faktycznego, szybsza reakcja na problemy pojawiające się w procesie oraz łatwiejsza komunikacja. Zarządzanie wizualne zwiększa bezpieczeństwo pacjentów i pracowników, jest elementem samokontroli. Stosowane narzędzia są jasne i zrozumiałe dla wszystkich użytkowników. Pozwala na standaryzację i ciągłość działania. Elementem zarządzania wizualnego mogą być znaki poziome – na podłodze – określające rozmieszczenie maszyn i urządzeń, wózków inwalidzkich, łóżek szpitalnych. Mogą to być również sygnały świetlne.
Wykorzystując zarządzanie wizualne w jednostce medycznej zapewniamy zachowanie standardów pracy, ponieważ można w szybki sposób porównać obecny stan z pożądanym i ocenić czy jest on wzorowy, czy występują pewne odchylenia.
Ważnym elementem przy wdrażaniu tego narzędzia jest świadomość i zaangażowanie pracowników na rzecz poprawy bezpieczeństwa, standaryzacji i podniesienia poziomu jakości pracy i świadczonych usług. Warto proces wdrażania wprowadzić w podziale na poszczególne komórki organizacyjne. Można zacząć od zarządzania wizualnego w magazynach materiałów opatrunkowych i leków, można od poziomu personelu sprzątającego i pomieszczeń gospodarczych, z których korzystają, można od sali zabiegowej. Warto wdrażać i uświadamiać poszczególne grupy pracowników, które z czasem będą się uczyć od siebie.
VM bezpośrednio i pośrednio usprawnia procesy, które mają wpływ na zdrowie i życie pacjenta a także bezpieczną pracę personelu.
Czy w dobie korzystania z infografik, plakatów i komunikatów przedstawionych w formie obrazkowej organizacje są w stanie odpowiednio zarządzać ryzykami, jakie występują w procesach, nie tylko klinicznych lecz również wspomagających?
Jest to możliwe w każdej jednostce medycznej. Tak jak przemysł produkcyjny dąży do zminimalizowania błędów i przestojów tak branża medyczna dąży do zmniejszenia występowania zdarzeń niepożądanych. Niejednokrotnie incydenty medyczne, zdarzenia niepożądane powstają przez niewiedzę, brak kwalifikacji lub nieprzestrzeganie procedur. Istotnym elementem jest dokumentowanie incydentów, ich analiza i szukanie źródła problemu. Pomocna może się okazać elektroniczna platforma usług publicznych w zakresie ochrony zdrowia, która umożliwia organom administracji publicznej i obywatelom gromadzić, analizować i udostępniać zasoby o zdarzeniach medycznych. Celem platformy jest wymiana informacji, lepsze zarządzanie kryzysowe i statystyki a także podnoszenie poziomu jakości świadczonych usług. Projekt ten nazwano Systemem P1 [Kaczorowska-Kossowska 2013].
Część komunikatów może być uproszczona i przedstawiona w formie zwizualizowanej. Zarządzanie wizualne to nie przedstawienie informacji w formie graficznej dla samej prezentacji. Celem zarządzania wizualnego jest sterowanie procesem i wspomaganie w zarządzaniu ryzykami. Nie zawsze przykłady graficzne będą kwalifikowały się jako przykład zarządzania wizualnego.
Celem stosowania zarządzania wizualnego jest umożliwienie wskazania odchyleń, jakie występują w procesie a następnie szybkiej reakcji na ich zminimalizowanie lub zniwelowanie. Kolejnym celem jest przedstawienie aktualnej sytuacji procesu, może to być harmonogram pracy, plan higieny na konkretny oddział szpitalny czy matryca kompetencji wskazująca osoby, które mogą pod nieobecność specjalistów ich zastąpić.
Działanie w oparciu o normy jakości również pozwala na wykrycie błędów i nieprawidłowości, które należy usunąć, a dzięki którym pracownicy i kadra kierownicza mogą się wiele nauczyć. Wykrycie niezgodności i spostrzeżeń pozwolą na przeprowadzenie szkoleń i podnoszenie kwalifikacji pracowników. Niezgodności mogą dotyczyć dokumentacji medycznej, ochrony danych osobowych oraz niewiedzy pracowników dotyczącej procedur. Szansą jest zwiększenie poziomu świadomości personelu w aspekcie znaczenia jakości w usługach medycznych. Prowadzenie audytów wewnętrznych, raportowanie zwiększa bezpieczeństwo pacjentów i pracowników. Praca staje się ustandaryzowana, dzięki elementom zarządzania wizualnego takim jak mapy procesów, zarówno pacjent jak i pracownik potrafią określić kolejne czynności. Praca w branży medycznej jest zmienna, zmieniają się pacjenci, ich stany, dolegliwości, zmieniają się przepisy prawa, zakresy refundowanych świadczeń. Stosowanie procedur, standardów, zasad jakości nie byłoby łatwe bez skutecznej komunikacji. Korzystanie z intranetu, tablic informacyjnych, strony internetowej poprawia proces komunikacji, zwiększa wiedzę i świadomość pracowników. Regularna publikacja materiałów edukacyjnych świadczy o zaangażowaniu się nie tylko w proces leczenia pacjenta gdy ten przebywa w placówce, lecz również w nauczanie i podnoszenie świadomości o zdrowym trybie życia i chorobach cywilizacyjnych lokalnej społeczności.
W celu sterowania procesem dzięki wizualizacji, ważne jest aktualizowanie danych z określoną częstotliwością. Dzięki temu każdy uczestnik procesu będzie znał jego status i kolejne cele. Jest to również funkcja motywacyjna, ponieważ zachęca pracowników do postępowania według wskazanych grafik, dostrzegania sytuacji, w których proces zawiera błędy.