Warsztaty lean – skuteczne wdrożenie

W sobotę 20.07.2019 odbyło się kolejne spotkanie entuzjastów lean management z serii Lean jest dla ludzi, którego pomysłodawcą jest Krzysztof Dobrowolski.

Było to moje pierwsze spotkanie i okazja do poprowadzenia godzinnych warsztatów.

W Słupsku spotkała się grupa ciekawych ludzi, których wspólnym celem było poznanie i wymiana naszych doświadczeń z zakresu lean management. Cieszę się, że miałam okazję nie tylko nauczyć się czegoś nowego, lecz również podzielić z innymi moim doświadczeniem i wiedzą. Podziwiam te wszystkie osoby, które wygospodarowały całą wolną sobotę, a niektórzy nawet 2 dni na to by móc uczestniczyć w tym wydarzeniu, tym bardziej cieszę się, że było takie grono osób z różnych firm, które połączyła pasja do życia i wyznawania konkretnych wartości.

Ostatnie spotkanie było dedykowane lean w zdrowiu dlatego też mówiliśmy o rozwiązaniach lean management w ochronie zdrowia, branży medycznej ale również o zdrowiu mentalnym, właściwym zarządzaniu i umiejętnościach miękkich, które uważam, że są bardzo istotne w prawdziwym lean management.

Niektóre osoby uznają lean management jako wyłącznie narzędzia, które w sposób sztywny i standardowy można zastosować w organizacji mającej jakieś problemy. Gdy w ten sposób podchodzimy do problemu tak naprawdę gasimy pożar, nie szukając jego źródła, są to działania krótkoterminowe, które pojawią się ponownie za pewien czas, tworząc pewnego rodzaju nadprocesowość i nieefektywność.

Miałam przyjemność poprowadzić pierwszy warsztat dotyczący mapowania strumienia wartości procesu klinicznego w szpitalu z zastosowaniem nowoczesnej technologii. Ze względu na ograniczony czas i spore zainteresowanie tematem postanowiłam skupić się na marnotrawstwach i problemach jakie występują w procesach, ich przyczynach i rozwiązaniach. Dlatego też opisaliśmy proces przyjęcia pacjenta ze złamaną nogą do szpitala w kilku głównych krokach (celem spotkania nie było przedstawienie VSM) lecz pokazanie potencjału jaki tkwi w prawdziwym leanowym podejściu do problemu, tematu jaki chcemy przeanalizować.

Proces był analizowany z dwóch stron: z perspektywy klienta- pacjenta, który ma pewne oczekiwania, doświadczenia (mnie lub bardziej pozytywne), wątpliwości oraz z perspektywy producenta- usługodawcy.

Ze strony pacjenta udało nam się zebrać 106 problemów, które w konkretnych etapach naszego procesu powodowały jego zatrzymanie, przerwanie, opóźnienie, błędy. Pozwoliło nam to przekuć problemy we właściwe, skuteczne rozwiązania.

By zrozumieć oczekiwania pacjenta należy przypomnieć sobie podstawowe zasady komunikacji, rozumienia i interpretacji. Dzięki kreatywnemu warsztatowi zespół miał możliwość doświadczenia jak trudne jest zrealizowanie procesu zgodnie z oczekiwaniami klienta. Im więcej wiemy, posiadamy mierzalne kryteria, znamy priorytety, bazujemy na faktach a nie dopowiedzeniach, wyobrażeniach i rutynie tym łatwiej jest nam sprostać tym oczekiwaniom. Był to bardzo wesoły i kreatywny warsztat.

Mając określone problemy i wiedząc, czego oczekuje nasz klient można o wiele łatwiej i szybciej stworzyć usługę, za którą klient będzie chciał zapłacić, skorzystać i będzie zadowolony.

Podsumowując nasz zespół był bardzo zaangażowany, kreatywny i ciekawy w jaki sposób podejściem lean thinking można poprawić nie tylko satysfakcję klienta w obszarze ochrony zdrowia, lecz również bezpieczeństwa procesu.