Mapowanie strumienia wartości procesu klinicznego

Jak zmapować proces?

Jak poznać proces, w którym uczestniczymy, jesteśmy jego właścicielem i mamy wpływ na jego wydajność? Czasami nie zdajmy sobie sprawy z ilu kroków składa się proces i jak wiele czynników wpływa na jego realizację. Chcąc szczegółowo przeanalizować proces, poznać jego mocne i słabe strony na początek polecam obserwację procesu na żywo. Idźmy do GEMBY- do miejsca, gdzie się wszystko dzieje, poznajmy proces.

Mapowanie dzieli się na 4 etapy

1. Rozpisane ogólnego diagramu procesu – flowchartu.
2. Narysowanie mapy procesu uwzględniając szczegółowe informacje
3. Analiza i stworzenie mapy stanu przyszłego – future state map.
4. Wprowadzenie zmian i utrzymywanie ich-ciągłe doskonalenie.

Usprawnianie procesów wykorzystując mapowanie strumienia wartości

Mapowanie procesu klinicznego pozwala na stworzenie „mapy drogowej” dla uczestników procesu w placówce medycznej. Polega na rozłożeniu procesu na czynniki pierwsze i analizie poszczególnych kroków. Proces dzieli się na aktywności, którą są wartością dodaną w procesie, dzięki którym pacjent – klient otrzymuje to czego oczekuje oraz czynności, które nie dodają wartości, takie jak 8 rodzajów mudy:

1. Zbędny ruch
2. Zbędny transport
3. Oczekiwanie
4. Nadprocesowość
5. Zapasy
6. Błędy
7. Nadprodukcja
8. Zmarnowany potencjał ludzki

Lean healthcare wykorzystuje to narzędzie w celu poznania procesu, zebrania szczegółowych danych i dążenia do eliminacji strat poprzez wdrożenie odpowiednich rozwiązań. Na podstawie mapy stanu obecnego (current state) możliwe jest znalezienie punktów/ miejsc do doskonalenia. Czasami analiza procesu aktywowana jest po wystąpieniu poważnego błędu, czasami jest to inicjatywa najwyższego kierownictwa lub chęć zastosowania narzędzia filozofii lean hospitals.

Celem mapowania strumienia wartości procesu klinicznego jest

• Optymalizacja procesu
• Analiza ryzyka klinicznego
• Redukcja czasu realizacji czynności
• Zmniejszenie kosztów procesu
• Eliminacja wąskich gardeł
• Utworzenie nowego standardu dla procesu – procedury realizacji procesu
• Zmniejszenie liczby zdarzeń niepożądanych, błędów medycznych i niezgodności

Utrzymywanie określonych standardów dla procesu pozwala na niezwłoczne wykrycie odchyleń od normy czyli wystąpienie błędów, ryzyk na które można szybko zareagować dążąc do ich minimalizacji lub eliminacji.

Podczas tworzenia strumienia wartości musimy bardzo dobrze znać proces i posiadać odpowiednie dane, dzięki którym możliwa będzie analiza wydajności i wąskich gardeł.

Bardzo ważne jest określenie sekwencji czynności występujących po sobie w procesie, osób uczestniczących na każdym etapie trwania procesu, np. lekarzy, pielęgniarek, techników.

Dla każdej określonej czynności należy zmierzyć czasy trwania. Są to dane na podstawie których możliwe będzie obliczenie efektywności procesowej cyklu (PCE).

Mapowanie strumienia wartości jest czasochłonnym narzędziem, dzięki któremu możliwe jest również określenie wąskich gardeł w procesie, czyli miejsc, które nie są w stanie w określonej jednostce czasu przetworzyć zadanych elementów, w związku z czym tworzą się kolejki. Jest to miejsce w procesie o najniższej wydajności.

Rezultatem mapowania strumienia wartości w procesie jest określenie efektywności procesowej – PCE, jest to efektywność procesu, która mówi o tym, czy dany proces jest szczupły „lean” czy występują w nim czynności nie przynoszące wartości dodanej. Standard ogólnoświatowy dla wskaźnika PCE przyjęto na poziomie 20-25%. Dążenie do 100% jest celem filozofii lean healthcare.

Narzędzie wizualizacyjne pozwalające szybko i jasno zidentyfikować informacje takie jak:

• sposób oraz organizacja danego procesu,
• ilość wartości dodanej (value added) w całym procesie oraz poszczególnych jego częściach
• straty/marnotrawstwo (not value add) – bazujące głównie na 7 stratach
• informacje wpływające oraz wypływające z danego procesu
• częstotliwość informacji
• rodzaj informacji (kanban, informacja werbalna, informacja elektroniczna, instrukcja etc.)
• takt danego procesu
• bufory czasowe i materiałowe
• ilość w danej jednostce miary (ilość sztuk, sekund etc.)
• ilość zasobów ludzkich w danym procesie

Jednym z celów mapowania strumienia wartości jest stworzenie mapy stanu obecnego (current state), aktualnie funkcjonującego w placówce. Przedstawia ona zależności i informacje które są zawarte w procesie usługowym. Następnie należy stworzyć mapę stanu przyszłego (future state map) tzn. opracować proces, który zadowoli pacjenta i pracownika, zmniejszy czas lub koszty pracy, czyli osiągnie planowane cele.

Każdy podproces zawiera informację o C/T (cycle time) czasie cyklu czyli rzeczywistym czasie wykonania czynności składających się na podproces, L/T (lead time) czasie przejścia czyli czasie od momentu wejścia pacjenta na salę dializ do momentu wyjścia pacjenta do domu, oraz T/T (tact time) jest to teoretyczny czas wykonania podprocesu.

Metodyka polega na stworzeniu map stanu obecnego i przyszłego, najlepiej kilkukrotnym zmierzeniu czasów dwóch procesów i uśrednieniu tych czasów. Wszystkie czynności nie występują po sobie, niektóre z nich mogą być wykonywane w tym samym czasie.