Zamówienia w magazynie szpitalnym kartą KANBAN

Jest to system zarządzania gospodarką magazynową i sterowania produkcją. Celem jest optymalizacja przepływu materiałów, półsurowców, surowców w procesie. W prostym ujęciu jest to takie zarządzanie materiałami, by dostarczyć je w odpowiednim czasie i ilości, spowodowane złożeniem zamówienia w postaci karty KANBAN-sygnał. W branży produkcyjnej jest to popularne narzędzie do zarządzania przepływem zasobów. Powoduje to minimalizację powierzchni magazynowej, ponieważ potrzebne materiały przychodzą dokładnie na czas, zgodnie z zamówieniem. Kanban wykorzystuje system ssący, co oznacza, że zapotrzebowanie na materiał jest zgłaszane w rzeczywistym momencie zapotrzebowania, w określonej ilości.

W sferze usług taki system zarządzania jest nowością. Jego działanie nie zawsze jest analogiczne jak w branży produkcyjnej, lecz dostosowane do specyfiki branży. Wykorzystywane jest to w magazynach szpitalnych, które muszą być zaopatrzone w odpowiednie materiały opatrunkowe, jednorazowe, sprzęt medyczny i leki. Nie można pozwolić sobie na brak odpowiednich zapasów, ponieważ  powoduje to wzrost ryzyka przerwania ciągłości usługi medycznej. Czego skutkiem może być śmierć pacjenta lub powikłania choroby. W branży medycznej działają systemy kanban w magazynach materiałów jednorazowych i leków.

Jak to wygląda – czyli KANBAN w magazynie

W rozdzielonym i uporządkowanym magazynie, każdy materiał ma przypisane swoje miejsce, tzw. adres. Nazwy materiałów są opisane na ścianie, półkach, pojemnikach. Ilości materiałów są oszacowane na podstawie bieżących potrzeb. Ważnym elementem  jest określenie minimalnego zapasu materiału, który wystarczy na realizację procesu w czasie, w jakim następuje kolejna dostawca, np.:

Z uwagi na specyfikę usługi medycznej, która jest niepewna, a proces nie zawsze jednolity, bezpieczny zapas może się zmienić. Ten minimalny zapas można zwizualizować na kilka sposobów. Może to być czerwona linia na ścianie, na półce, może to być pojemnik.  Dla każdego materiału przyporządkowana jest karta KANBAN. Po zauważeniu minimalnego poziomu zapasów, należy pobrać kartę kanban i złożyć zamówienie.

Zalety stosowania KANBAN

• Optymalne ilości materiałów w magazynie
• Lepsze zarządzanie powierzchnią magazynu
• Brak przeterminowanych materiałów
• Proste zarządzanie wizualne
• Skuteczny przepływ informacji

Zalet jest wiele, ale najważniejsza z nich to zapewnienie ciągłości procesu medycznego, ponieważ zawsze w magazynie znajduje się minimalny poziom zapasów-zapas bezpieczeństwa. To zwiększa bezpieczeństwo procesu, pewność personelu i zmniejsza ryzyko.