Archiwum dla miesiąca: czerwiec 2019
Mapowanie procesów- rozwiązywanie problemów
Leczenie, opieka, rehabilitacja, zabiegi operacyjne to najczęściej realizowane procesy w szpitalu na rzecz pacjenta. Mogą one być wykonywane zarówno komercyjnie jak i w ramach umowy z płatnikiem publicznym. Wiele standardów, procedur i algorytmów dostępnych w szpitalu opisuje pojedyńcze czynności, krótkie procesy, jednak pacjent jest ich celem bezpośrednim. By wszystkie wykorzystywane dokumenty, czynności wykonywane na rzecz pacjenta były spójne, zazębiały się, uzupełniały, tworzyły całość, a w efekcie pozwalały bezpiecznie przeprowadzić pacjenta przez skomplikowany proces dobrze jest zwizualizować wszystkie te czynności na jednej mapie. Widzimy wówczas:
- o czym rozmawiamy,
- co robimy,
- kto uczestniczy i kto powinien uczestniczyć,
- komu powinniśmy przekazać pacjenta w procesie,
- na jakim etapie się znajdujemy,
- jakie wypełnić dokumenty,
- w którym momencie i jakie podjąć decyzje,
- jaki jest rodzaj i poziom ryzyka
Trzeba przyznać, że mapowanie procesów niesie ze sobą same korzyści.
Pacjent jest głównym elementem procesu klinicznego w placówce medycznej. Dzięki niemu możemy te procesy realizować. Szpital z kolei jest instytucją, która ma za zadanie zapewnić pacjentowi leczenie przy wykorzystaniu wyspecjalizowanego personelu i sprzętu. Problemem nie mogą być pacjenci, należy tak zorganizować infrastrukturę i procesy w szpitalu, by pacjent jako najważniejsza osoba mogła przejść przez proces leczenia płynnie, świadomie, bez zbędnego oczekiwania, będąc partnerem i współdecydentem w leczeniu, razem z lekarzem.
Gdzie jest Gemba?
Szansą na poprawę jest reorganizacja procesów. Proces powinien zostać dobrze poznany i zmapowany- mapowanie procesu strumienia wartości (określić wszystkie czynności jakie muszą być wykonane), należy sprawdzić kto jest odpowiedzialny za dany krok, jak długo trwa dana czynność, jaki jest czas oczekiwania na każdym etapie. Procesy zazwyczaj są skomplikowane, czynności powtarzają się, zarówno pacjent jak i personel niepotrzebnie przemieszczają się, czekają, mają problemy z komunikacją. Można to skrócić, tak „ułożyć” proces by był on płynny, a pacjent podążał za wartością, bez zbędnego oczekiwania. Efektem będzie skrócenie czasu trwania procesu, zmniejszenie ilości zużytych materiałów (np. leków, materiałów jednorazowych), zmniejszenie ryzyka pomyłki, polepszenie jakość pracy personelu i samopoczucia pacjenta. Jeżeli każdy pracownik zna proces, w którym uczestniczy może w pewien sposób go usprawnić. Dzięki znajomości procesu każdy z uczestników (lekarz prowadzący, pielęgniarka, pacjent, opiekun medyczny) będzie wiedział na jakim etapie się znajduje, co jest potrzebne, jaka jest kolejność kroków, czego nie wolno pominąć. Pozwoli to również na eliminację tzw. wąskich gardeł, tych etapów w procesie, w których powstaje kolejka, nie da się jej ominąć, co wpływa na wydłużenie czasu realizacji całego procesu.
Zalety mapowania procesu
Wartością dodaną jest przede wszystkim realizacja usługi w jak najkrótszym czasie (nie chodzi tu o jak najszybsze wykonanie usługi, tylko o eliminację zbędnych czynności -jak oczekiwanie, niepotrzebne chodzenie od rejestracji do gabinetu lekarza i z powrotem). Wartością będzie poprawne wykonanie zabiegu-bez komplikacji i powtórzeń, przyjęcie leków, obserwacja pacjenta, wykonanie RTG lub rezonansu magnetycznego, rozmowa z lekarzem, który wyjaśni wątpliwości. Gemba jest tam gdzie tworzy się wartość. W produkcji będzie to hala produkcyjna, konkretna linia produkcyjna, maszyna do pakowania. W szpitalu może to być sala operacyjna, gabinet zabiegowy, rentgen, nie jest to jedno, stałe miejsce.
Osoba zajmująca się optymalizacją procesów klinicznych w placówce medycznej nie ma łatwego zadania. W branży produkcyjnej nie ma problemu by podejść na linię ze stoperem i mierzyć czas produkcji 100 sztuk gniazd. W szpitalu to już nie jest takie proste, ponieważ nie ma precyzyjnie zaplanowanego dnia pracy jak w produkcji zgodnie ze zleceniem produkcyjnym. Czasami „ostre przypadki” dezorganizują cały dzień i pochłaniają większość zasobów personelu; jeżeli dwóch pacjentów nie zjawi się na wizytę lekarską w wyznaczonym czasie, reszta wizyt będzie opóźniona. Realizacja usługi medycznej również zależy od pacjenta. Proces kliniczny można wystandaryzować, ale trzeba zapewnić większą swobodę, granice procesu muszą być elastyczne, ponieważ to od stanu pacjenta i decyzji lekarza zależy proces leczenia. Standaryzacja pomaga lekarzom, proces jest określony i przejrzysty, a personel czuje się bezpiecznie mając graficznie przedstawiony proces, ponieważ szybko i wygodnie może sprawdzić na jakim etapie się znajduje lub jakie czynności wykonać w następnym etapie.
Jaki jest cel mapowania procesu?
Celem jest zwizualizowanie obecnego przepływu procesu oraz zaproponowanie przyszłej mapy procesów, która będzie już usprawniona. Na początek należy określić ramy procesu -początek i koniec oraz klienta. Proponuję dla wybranego procesu sporządzić wstępny flowchart składający się z głównych, niezbędnych kroków. Na podstawie takiego „szkieletu” procesu będzie można rozbudować schemat o aktywności dedykowane dla konkretnej grupy osób-klientów.
Zmapowanie pozwala nie tylko na poznanie procesu przez menadżerów ochrony zdrowia, lecz jest standardem postępowania dla lekarzy i reszty personelu, jest również „mapą drogową” dla pacjenta.
Relacja z pierwszego sympozjum Lean Healthcare
Szanowni Państwo bardzo dziękujemy za udział w pierwszym w Polsce SYMPOZJUM LEAN HEALTHCARE, które odbyło się 31 maja 2019 w Toruniu.
Frekwencja nie zawiodła i spotkaliśmy się w gronie specjalistów ochrony zdrowia w miejscu sprzyjającym niekonwencjonalnemu myśleniu (out of the box), centrum start-upów i nowoczesnej przestrzeni Business Link Toruń- Toruńskiego Inkubatora Technologicznego AIP.
Celem wydarzenia było promowanie skutecznych metod zarządzania procesami w ochronie zdrowia oraz przekazanie praktycznej wiedzy z zakresu mapowania strumienia wartości (VSM value stream mapping) procesu klinicznego oraz rozwiązywania problemów wykorzystując diagram przyczynowo-skutkowy (diagram ISHIKAWY) oraz 5 razy dlaczego (5WHY). Główna myśl przewodnia dotyczyła poprawy jakości opieki zdrowotnej przy wykorzystaniu LEAN HEALTHCARE.
Sympozjum rozpoczęła Anna Złotowska- Lean Healthcare Expert, wystąpieniem na temat poprawy dostępu do świadczeń medycznych i poprawy efektywności finansowej szpitala przy wykorzystaniu lean healthcare prezentując praktyczne przykłady ze świata.
Cenimy wiedzę praktyczną dlatego też razem spróbowaliśmy zmapować proces przyjęcia pacjenta ze złamaną kończyną dolną na SOR Szpitalny Oddział Ratunkowy. Warsztaty poprowadziła Katarzyna Złotowska specjalizująca się w optymalizacji procesów i poprawie efektywności finansowej oraz Anna Złotowska. Powstała bogata w informację mapa procesu przyjęcia na SOR ze wskazaniem odpowiedzialności za poszczególne zadania oraz zdefiniowanymi czasami trwania czynności. Wymieniono marnotrawstwa, jakie występują w procesie oraz wskazano punkty krytyczne, które mogą prowadzić do różnego przebiegu procesu z innymi skutkami dla pacjenta. Podczas analizy obliczono czas przejścia pacjenta przez proces LT (LEAD TIME) oraz czas wartości dodanej VA (VALUE ADDED TIME). Zaproponowano działania usprawniające, które nie tylko mogłyby skrócić czas trwania procesu, lecz również zmniejszyć ryzyka w nim występujące. Zarządzanie ryzykiem to obszar, który nie tylko wpisuje się w działania szczupłego zarządzania lean healthcare lecz również wykorzystuje już dostępne innowacyjne technologie internetu rzeczy medycznych IOmT (internet of medical things), rozszerzonej rzeczywistości AR (augmented reality), sztucznej inteligencji AI (artificial intelligence) oraz działaniach i podejmowaniu decyzji w oparciu o dane DATA DRIVEN i sieciocentryczność.
Również przeprowadziliśmy analizę problemu upadku pacjenta podczas hospitalizacji w oddziale kardiologii. Analizę rozpoczęliśmy od zrozumienia istoty problemu oraz omówienia funkcji narzędzia jakim jest diagram ISHIKAWY. Cenimy sobie prostotę, dlatego nie skupiamy się na skomplikowanych i rozbudowanych narzędziach, wręcz przeciwnie. Wiemy, że doświadczenie użytkownika i cel wykorzystania jest rolą nadrzędną. Wystarczy kartka papieru i ołówek. Podczas burzy mózgów (brainstorming) udało się zebrać kilkadziesiąt pomysłów nt. potencjalnych przyczyn powstania problemu, wiele z nich się powtarzało, dlatego też łatwiej było wybrać te przyczyny do kolejnej szczegółowej analizy 5 razy dlaczego (5WHY). Tym sposobem zebrano dla jednej potencjalnej przyczyny kilkadziesiąt potencjalnych podprzyczyn powstania problemu ułatwiając zespołowi podjęcie decyzji odnośnie działań doskonalących.
Zespoły były bardzo zgrane, otwarte i aktywnie uczestniczące w warsztatach. Przedstawiciel każdej placówki medycznej, pasjonat lean management mógł się wypowiedzieć i dodać swój cenny komentarz. Była to wyjątkowa praca zgranych zespołów, które były multidyscyplinarne, a dzięki różnym kolorom opasek- wejściówek nie było problemu z podzieleniem się grupy na dwa zespoły. Wykorzystaliśmy przy tym zarządzanie wizualne (VM- visual management).
Dodatkowo warsztaty wsparliśmy wystąpieniami na temat nowoczesnych technologii MEDTECH, które idąc razem w parze z lean healthcare usprawniają pracę i poprawiają jakość opieki zdrowotnej. Zostały zaprezentowane technologie jutra przez firmy MEDAPP, MEDIDESK oraz NEXTWAVES,
Medapp to polska firma tworząca rozwiązania nowoczesnej technologii wykorzystując rozszerzoną rzeczywistość (AR- augmented reality) w procesach klinicznych. Jeden z pierwszych projektów przeprowadzonych w polskim szpitalu dotyczył wykorzystania okularów HOLOLENS do analizy możliwych scenariuszy dla wykonania zabiegu operacyjnego na sercu. Uczestnicy mieli możliwość skorzystania z tego doświadczenia, zakładając okulary HOLOLENS i przenosząc się w inny wymiar.
Medidesk to rozwijająca się firma oferująca oprogramowanie poprawiające jakość obsługi pacjentów w procesie rejestracji.
Nextwaves to firma z ogromnym know-how na temat przeprowadzania transformacji cyfrowych. Omówiono rolę transformacji cyfrowej w placówce medycznej, jej istotę oraz dostępne narzędzia. Cenną wiedzą podzielił się w tym temacie Arkadiusz Paździerski specjalizujący się w transformacjach cyfrowych i idei data driven w przemyśle 4.0.
Na wydarzeniu był obecny również gość specjalny Jan Gessek- Dyrektor Departamentu Ratownictwa Medycznego i Obronności w Ministerstwie Zdrowia. W swoim wystąpieniu Jan Gessek przedstawił projekt Ministerstwa Zdrowia TOPSOR, który ma na celu wdrożenie segregacji medycznej pacjentów na Szpitalnym Oddziale Ratunkowym. Jest to bardzo ważny projekt, który jak zaznaczył Pan Jan Gessek wpisuje się w rozwiązania lean healthcare i jest szansą na poprawę dostępu do świadczeń medycznych na SOR w pierwszej kolejności dla pacjentów najbardziej potrzebujących, minimalizując ryzyka związane z powikłaniami zdrowotnymi. Dzięki segregacji medycznej pacjenci z określonych grup (których stan zdrowia nie zagraża życiu) nie powinni trafiać na SOR, a zostać skierowani do innego procesu, tym samym zwalniając dostępność zasobów. Ważna lekcja nt. efektywności zasobów i przepływu.
Podsumowując, sympozjum dzięki swojej bardzo interaktywnej formie było spotkaniem specjalistów, kreatywnych i zaangażowanych osób, które chcą dzielić się swoimi doświadczeniami i korzystać z praktycznych porad innych. Był czas na rozmowy, dyskusje, poznanie i doświadczenie rozszerzonej rzeczywistości, wymianę wizytówek oraz dostęp do wiedzy od najlepszych specjalistów lean healthcare i cyfryzacji w Polsce. Była to pierwsza edycja, zakończona sukcesem. Sukces oznacza satysfakcję uczestników oraz to, że do tak bogatego doświadczenia każdego uczestnika wnieśliśmy wartość dodaną.
Chcielibyśmy podziękować naszym sponsorom: Medidesk, Medapp, Nextwaves, Thinkdrum oraz firmom, które objęły patronat medialny: Ototorun.pl, Lean Time i Lean po polsku oraz zespołowi Business Link Toruń. Świetna atmosfera, polecamy to miejsce! Kipi kreatywnością.
Kolejna edycja SYMPOZJUM już za rok, a dziś zapraszamy do zapoznania się z ofertą praktycznych warsztatów Akademii Lean Lidera Healthcare. Jest to cykl czterech dwudniowych spotkań rozwijających umiejętności zastosowania lean management w ochronie zdrowia dedykowane dla kadry medycznej, zarządzającej i pasjonatów lean management. Zapisy rozpoczną się niebawem, zaś pierwsze warsztaty zostaną poprowadzone w Toruniu lub Warszawie w zależności od frekwencji zainteresowanych już we wrześniu 2019. Więcej już wkrótce!
Zapraszamy do śledzenia strony oraz social media: linkedin oraz fb/leanhospitals
